La protección de datos para empresas se ha convertido en uno de los elementos claves, especialmente desde mayo de 2018 el Reglamento General de Protección de datos (RGPD) se hiciera de obligatoria aplicación.
Esto ha supuesto el auge y crecimiento del sector y el nacimiento de muchas consultoras y despachos que ayudan a empresas de todo tipo a cumplir con la normativa.
Sin embargo, esto también ha hecho que surja un problema del que muchas personas y empresas no son conscientes y es de la falsa sensación de seguridad al contratar servicios que realmente no cubren ni el 10% de la normativa.
En el post vamos a hablar de qué necesitas realmente para contratar un servicio de protección de datos para empresas que realmente te proteja y mantenga tu empresa segura de sanciones.
¿Qué es la protección de datos para empresas?
La protección de datos para empresas es un servicio que prestan diferentes consultoras y abogados para garantizar que tu empresa cumple todos los requerimientos y obligaciones establecidos tanto por el RGPD, como por la Ley Orgánica de Protección de datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y toda la normativa sectorial aplicable a tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa presta servicios en el sector seguros habrá que atender además a la normativa de seguros, laboral, etc.
Estos servicios van desde la realización de un Registro de actividades de tratamiento, a contar con contratos con aquellos proveedores que presten servicios como encargados de tratamientos, realización de evaluaciones de impacto etc.
Como vemos la protección de datos para empresas es un elemento fundamental que debemos de tener cubierto, y bien cubierto, ya que según datos de la AEPD recibió en el año 2023 21.590 reclamaciones e interpuso sanciones por casi 13 millones de euros a empresas de todo tipo de tamaños.
El número de reclamaciones y sanciones sigue aumentando cada año a un ritmo de 40% anual, por lo que la concienciación de la ciudadanía cada vez es mayor.
Además la protección de datos para empresas no debe ser un simple elemento de garantía del cumplimiento sino un estándar ético que cada vez se valora más por interesados y consumidores y que puede evidenciar el buen hacer de nuestra compañía.
¿Qué cubre la protección de datos para empresas?
A estas alturas no se nos escapa que contratar un servicio de protección de datos para empresas que sea realmente garantista es necesario si no queremos que toda la actividad de uno o varios años se vea truncada por una sanción.
¿Te pondrías un casco en una moto muy barato que sepas que si te caes no te va a proteger?
Pues en este caso es igual.
La AEPD ha perseguido durante años empresas a “coste cero” y a precios ridículos, ya que generan una falsa sensación de seguridad al facilitar plantillas y documentos al peso que realmente no se ajustan a la actividad de nuestra compañía.
La protección de datos para empresas va mucho más allá y ha de ser un servicio totalmente personalizado, un servicio que realmente refleje quién es nuestra empresa y qué flujos de información maneje, que el análisis de riesgos evalúe todos los factores necesarios para que, posteriormente, se puedan determinar las medidas técnicas y organizativas adecuadas. En definitiva, un servicio al que se dedique tiempo y que se haga realmente bien.
La normativa es muy amplía, se actualiza cada día y por 200 o 500 euros al año difícilmente vas a tener una cobertura real.
Entonces, ¿Qué necesito para contratar un buen servicio de protección de datos para empresas?
En primer lugar, fijarte en el abogado o consultor que te va a prestar el servicio. En muchas consultoras no sabemos realmente quién es la persona asignada, quién es el abogado que nos va a prestar el servicio y por lo tanto, qué experiencia o expertise tiene para cuidar nuestra empresa.
En segundo lugar, nos deberemos fijar en la personalización de los textos. Estamos cansados de ver registros de actividades genéricos con entre 5 y 15 actividades de tratamientos que bien pueden reflejar tu empresa o cualquier otra.
En tercer lugar, el precio. Nadie te va a dar un buen servicio por precios excesivamente baratos. Dar un servicio de protección de datos para empresas o DPO por 500 euros al año no te va a permitir estar cubierto.
Proactividad. Tener un buen servicio de protección de datos requiere proactividad por parte del consultor. Necesita tener al día a sus clientes de todo lo que va modificándose de la normativa, de todas las instrucciones y resoluciones que puedan afectar a su actividad e ir adaptando la documentación siempre que sea necesario.
Otro indicio podremos verlo al recibir los presupuestos. Estos requieren de una evaluación previa que permita analizar la profundidad y los riesgos iníciales de la compañía y por lo tanto las necesidades de la misma. Si de primeras te dan un presupuesto y no saben nada más de tu empresa que él número de empleado, huye lo más rápido posible.
Determinar qué empresa si va a cubrirnos y cual no es fundamental a la hora de contratar un servicio de protección de datos para empresas. Esta puede ser una diferencia fundamental que puede ahorrarnos mucho dinero en caso de recibir una reclamación de una determinada importancia por parte de la AEPD. Siempre pensamos que nosotros no vamos a tener problemas, porque “nunca hemos recibido nada”, pero es habitual ver como muchas empresas sufren sanciones diariamente por no tener este servicio bien cubierto.
¿Qué ventajas tiene contratar un servicio de protección de datos para empresas?
Contratar un buen servicio de protección de datos para empresas tiene algunas ventajas muy claras.
La principal es realizar tu actividad empresarial con la tranquilidad de que tus beneficios de uno o varios años no se van a ir al garete, que tus clientes no van a dejar de contratar contigo y que el dinero de tu empresa y por lo tanto de tu familia está protegido.
También tiene claras ventajas de cara a clientes y consumidores. Apple es la empresa más grande del mundo y vende privacidad. ¿Crees que tú empresa no puede utilizarlo como arma de venta?
Cultura ética de empresa. La cultura interna también se verá reforzada. Tus empleados verán que trabajas de forma ética y responsable y esto se extenderá a todo lo demás.
Además de ello, tener un buen servicio de protección de datos para empresas te va a permitir tener un sistema ordenado, con todas las actividades, contratos y riesgos controlados, lo que va a hacer que el correcto funcionamiento de la sociedad también se vea reforzado.
Por último, y no menos importante, tus activos estarán protegidos. Tener un buen servicio de protección de datos quiere decir que las medidas implementadas para garantizar la seguridad de los datos de tu compañía también están protegidos.
Como ves encontrar expertos reales en protección de datos no es tan sencillo, por eso asegúrate de buscar una buena empresa que cubra todas las necesidades reales que tienes para que de verdad puedas estar protegido.
Desde Zenigma Consulting podemos ayudarte, pero igualmente si no decides contratar con nosotros hazlo con una empresa que aunque te cobre más te permita tener la tranquilidad que tú, tu familia y tu empresa necesitáis.
